Leverantör (inklusive samarbetspartner och entreprenörer)

Här beskriver vi hur ICA Fastigheter AB (ICA) behandlar dina personuppgifter när du arbetar för en organisation som samarbetar och/eller levererar tjänster till oss. 

Varifrån samlar vi in personuppgifter?

Personuppgifter som du själv lämnar till oss

ICA samlar in personuppgifter som du själv lämnar, t.ex. när du kommunicerar med oss.

Ditt företag

ICA samlar in personuppgifter från det företag du arbetar för, t.ex. i samband med en upphandling eller vid ett köp av varor eller tjänster.

Andra ICA-bolag

ICA-bolagen samarbetar med varandra och kan dela dina personuppgifter med varandra, t.ex. i samband med en upphandling eller vid ett köp av varor eller tjänster.

Externa personer

ICA samlar in personuppgifter som andra externa personer lämnar till oss, t.ex. för att komma i kontakt med ditt företag.

Allmänt tillgängliga informationskällor

I vissa fall samlar ICA in information som finns allmänt tillgänglig, t.ex. på sociala medier för att komma i kontakt med ditt företag, i samband med en upphandling eller för att hantera leverantörsförhållandet.

 

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Upphandling av leverantör

I samband med upphandling av en ny leverantör behandlar ICA dina personuppgifter, t.ex. för att samla in kontaktuppgifter till dig som kontaktperson för leverantören inför en förfrågan eller en upphandling, för att hämta in underlag och genomföra upphandlingen.

Kategorier av personuppgifter

- Identitetsuppgifter

- Kontaktuppgifter

- Kompetensuppgifter

- Organisatorisk information

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att upphandla våra leverantörer

Bevarandetid

Under upphandlingen och 10 år därefter.

 

Hantera leverantörsförhållandet 

ICA behandlar dina personuppgifter för att hantera leverantörsförhållandet, t.ex.

  • för att registrera dina kontaktuppgifter i ICA leverantörsregister
  • hantera leverantörsdeklarationer
  • administrera leverantörsfakturor
  • hantera och arkivera leverantörsavtal
  • hantera inloggningsuppgifter till ICAs leverantörsportaler
  • lagra budget- och projektdokumentation
  • lagra utbildningsbevis och signerade ordnings- och skyddsregler
  • lagra körtillstånd
  • lagra anhöriglista
  • upprätta och lagra av mötesprotokoll

Kategorier av personuppgifter

Identitetsuppgifter

Kontaktuppgifter

Organisatorisk information

Kompetensuppgifter 

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera leverantörsförhållandet.

Bevarandetid

Under förhållandet och upp till 10 år därefter. Bokföringsmaterial 7 år.

 

Utvärdera och följa upp leverantörsförhållanden 

ICA behandlar, i den mån det är nödvändigt, dina personuppgifter för att utvärdera och följa upp leverantörsförhållandet.

Kategorier av personuppgifter

Identitetsuppgifter

Organisatorisk information


Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att utvärdera och följa upp leverantörsförhållanden.

Bevarandetid

Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter sparas tillsvidare.

 

Hantera och bemöta rättsliga krav

ICA behandlar dina uppgifter, om det är nödvändigt, för att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist eller en rättsprocess.

Kategorier av personuppgifter

Samtliga uppgifter som samlats in och som är nödvändiga för att hantera och bemöta det aktuella rättsliga kravet.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.

Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. 

Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter, behandlar vi om det är nödvändigt för att hantera och bemöta rättsliga krav.

Eventuell behandling av uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott sker endast om behandlingen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall.


Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för detta syfte.

Personuppgifterna ovan kan delas till externa rådgivare och domstol, motparter etc. med den lagliga grunden berättigat intresse.

 

Uppfylla rättsliga skyldigheter

ICA behandlar dina personuppgifter för att uppfylla rättsliga skyldigheter, t.ex. bokförings- och redovisningskrav.

Kategorier av personuppgifter

Samtliga uppgifter som samlats in och som är nödvändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldighet.

Laglig grund

Uppfylla rättslig förpliktelse.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras för den tid som är nödvändig i förhållande till respektive rättslig förpliktelse.

Personuppgifterna ovan kan delas till myndigheter, externa rådgivare och rättsvårdande myndigheter t.ex. polisen, för att hantera en rättslig förpliktelse.

 

Hantera, skydda och utveckla våra system och tjänster

ICA behandlar dina uppgifter för att hantera, skydda och utveckla våra system och tjänster för att felsöka, logga, utveckla, testa och förbättra våra system och tjänster.


Kategorier av personuppgifter

Samtliga uppgifter som anges under respektive behandling.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att livscykelhantera, skydda och utveckla våra system och tjänster. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras under samma period som anges i förhållande till respektive ovan angivet ändamål med behandlingen av dina personuppgifter ovan. Personuppgifter i loggar bevaras för felsökning och incidenthantering under en tid om 13 månader räknat från tidpunkten för logghändelsen.

 

Kommunikation mellan medarbetare och externa personer i tjänsten

ICA behandlar dina personuppgifter i samband med kommunikation med dig, mellan medarbetare och andra externa personer i tjänsten.

Kategorier av personuppgifter

• Identitetsuppgifter
• Kommunikation
• Kontaktuppgifter
• Organisatoriska uppgifter

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att möjliggöra kommunikation mellan medarbetare och med externa personer i tjänsten.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under en period om högst tjugofyra (24) månader från tidpunkten för insamlingen

Personuppgifterna ovan kan delas till deltagare och deras företag eller organisationer, samarbetspartners, ICA bolag och ICA-butiker samt externa personer med den lagliga grunden berättigat intresse.

Dela